Bisnis event organizer adalah usaha yang menawarkan jasa mengelola acara atau kegiatan, mulai dari merancang konsep acara, mengorganisir acara, dan memastikan acara berjalan lancar.
Bisnis ini biasanya terdiri dari banyak tim, yang punya tugas masing-masing. Event organizer ada banyak jenis jasa yang ditawarkan biasanya ada yang khusus pernikahan, ada yang khusus acara konser, atau acara-acara lainnya.
Event organizer sebagai perantara antara orang membutuhkan penyelenggara acara dan berbagai pihak yang dilibatkan dalam acara.
Tujuan utama dari bisnis ini adalah agar acara berjalan lancar dan bisa memuaskan klien serta audiens atau peserta acara. Ada beberapa hal yang biasa dilakukan oleh event organizer untuk kelancaran acara.
BEBERAPA JASA YANG DITAWARKAN OLEH BISNIS EVENT ORGANIZER
Perencanaan Acara
Event organizer bertugas untuk melakukan perencanaan acara mulai dari menentukan tema dan konsep acara, memilih lokasi yang sesuai, dan perencanaan jadwal kegiatan.
Penentuan tema dan konsep acara: Event organizer dan pemilik acara akan berdiskusi mengenai tema dan konsep acara. Konsep acara akan disesuaikan dengan tema dari keinginan pemilik atau pesan apa yang ingin disampaikan dari acara tersebut.
Pemilihan lokasi yang sesuai: Pemilihan lokasi acara bisa disesuaikan dengan tema dan mempertimbangkan kemudahan aksesnya juga. Untuk acara formal biasanya di dalam gedung, sedangkan acara yang lebih santai bisa dimana saja termasuk lapangan terbuka.
Perencanaan jadwal kegiatan: Event organizer bertugas untuk membuat jadwal yang teratur agar acara bisa berjalan lancar. Penting untuk memastikan semua jadwal berjalan sesuai waktunya tanpa ada keterlambatan atau delay.
Desain dan Dekorasi
Mengatur desain dan dekorasi: Salah satu tugas penting event organizer untuk mendesain mulai dari poster, interior dan untuk nama acara. Desain ini akan disesuaikan sesuai tema dan warna yang dipilih. Untuk dekorasi pun sama penting untuk menyesuaikan dengan tema acara.
Penyediaan elemen dekoratif: Untuk menciptakan dekorasi dan yang semakin menarik penting untuk memakai elemen-elemen seperti bunga, hiasan, pencahayaan. Semua elemen dekorasi harus sesuai dengan tema acara.
Manajemen Logistik
Mengatur transportasi: tugas event organizer mengatur transportasi baik untuk pengisi acara maupun untuk peserta acara. Bisa dilakukan menyediakan lahan parkir yang cukup sesuai dengan jumlah peserta. Selain itu perlu diingat untuk memisahkan parkir peserta dan pengisi acara.
Menyediakan akomodasi: Bila ada tamu dari luar kota atau yang jauh, terkadang perlu untuk menyediakan akomodasi untuk mereka. Terkadang ada yang hanya membantu dicarikan saja. Jika acara ini bisa mengakibatkan kemacetan lalu lintas biasanya bisa minta bantuan aparat mengamankan acara.
Pemasaran dan Promosikan
Membuat strategi pemasaran: Selain merencanakan acara, Event organizer juga bertugas untuk memikirkan strategi pemasaran agar acara bisa dihadiri oleh banyak orang. Event organizer harus membuat strategi pemasaran yang menarik dan sesuai konsep acara untuk menarik perhatian.
Melaksanakan kampanye promosi: biasanya event organizer akan melakukan kampanye promosi agar acara diketahui banyak orang. Kebanyakan promosi dilakukan di sosial media lewat akun-akun terkenal seperti info daerah.
Manajemen Keuangan
Mengelola anggaran: Penting untuk bisnis event organizer mengelola dan merencanakan anggaran keuangan acara. Mulai dari biaya mengundang pengisi acara, biaya penyewaan sound system, panggung dan lainnya.
Memantau pengeluaran dan penerimaan: untuk mengelola keuangan penting mencatat setiap pengeluaran dan penerimaan uang muali dari persiapan hingga akhir acara. Biasanya setiap pengeluaran dan penerimaan harus ada notanya agar lebih mudah mengatur keuangannya.
Koordinasi dengan Vendor
Kerjasama vendor: Biasanya suatu bisnis event organizer melakukan banyak kerjasam dengan berbagai vendor. Mulai dari panggung, lighting, sound sytem, dan lainnya. Ada yang peralatan yang perlu menyewa, kadang ada pula kebutuhan yang harus dibeli dan fasilitas-fasilitas teknis lainnya untuk menunjang kelancaran acara.
Negoisasi dengan vendor: Event organizer penting memiliki kemampuan dalam bernegosiasi dengan vendor. Ini untuk mengatasi bila ada kendala teknis atau ada masalah harga. Negoisasi berguna untuk memastikan kehadiran pengisi acara dan kelancaran kehadiran vendor lainnya.
Pelayanan Pelanggan
Komunikasi aktif dengan klien: penting bagi event organizer untuk sejalan dengan pemilik acara, jangan sampai ada miskomunikasi. Agar bisa menangani semua kebutuhan, keinginan dan ekspetasi pemilik acara tersebut.
Menangani klien dan peserta: Event organizer harus bisa menjawab semua pertanyaan dan permintaan klien maupun peserta acara dengan bijak dengan bahasa yang sopan.
Manajemen Risiko
Mengidentifikasi potensi resiko: Untuk mencegah adanya kendala dalam acara penting untuk bisa mengidentifikasi kemungkinan yang terjadi terlebih dahulu. Sehingga bisa dipikirkan solusi bila ada kendala seperti itu.
Menangani masalah: Bila ada kendala yang terjadi tidak sesuai dengan yang diprediksi, solusi harus dipikirkan dan ditangani secepat mungkin agar acara kembali berjalan lancar.
Pelaksanaan Acara
Koordinasi selama cara: Setelah persiapan, maka langkah selanjutnya adalah adalah acara berjalan lancar sampai akhir. Untuk itu penting bagi event organizer mengatur koordinasi tim berjalan dengan baik, sehingga semua aspek acara berjalan sesuai rencana.
Menangani logistik dan masalah: Selama acara berlangsung penting untuk mengatur logistik mencukupi semua kebutuhan acara. Selain itu bila ada kendala terjadi ditengah acara tim harus segera berkoordinasi untuk menyelesaikan masalah.
Evaluasi Pasca Acara
Setelah acara selain event organizer pasti akan selalu melakukan evaluasi untuk memperbaiki pelayanan mereka kedepannya.
Evaluasi: evaluasi biasanya juga dihadiri pemilik acara atau klien selain tim dari event organizer. Bersama-sama akan saling mengevaluasi kinerja masing-masing dan menilai keberhasilan acara.
Laporan pasca acara: Event organizer akan membuat laporan pasca acara, mulai dari anggaran yang di habiskan, profit yang didapatkan dan lainnya. Serta mengenai saran dan rekomendasi untuk perbaikan acara di masa depan.
Pelayanan Purna Jual
Biasanya untuk menjaga hubungan baik dengan klien, ada event organizer yang memberi dukungan atau layanan selesai acara.
Bisnis event organizer biasanya menyesuaikan dengan keinginan klien berdasarkan tema yang dipilih klien. Mereka akan terus berdiskusi hingga dicapai kesepakatan antara klien dan pihak event organizer. Penting bagi event organizer mendengarkan saran dari peserta acara agar bisa memperbaiki layanan mereka kedepannya. Kreativitas dan fleksibilitas dalam bisnis event organizer adalah penting untuk menjaga keberlanjutan bisnis.
Bagi kamu yang butuh jasa desain logo, segera hubungi kami di jasalogo.id dan tawaran promo menarik.
